Фрагмент документа "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
2.5. Отправление исходящих документов
2.5.1. Документы передаются в экспедицию оформленными в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Оформляя документы для передачи в экспедицию, делопроизводитель
подразделения обязан проверить правильность адресования согласно
Правилам оказания услуг почтовой связи (М., 1997) <*>, проставить на
документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при
подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания,
номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, делопроизводитель,
фамилия, личная подпись"; проверить наличие приложений и скрепить их с
отсылаемым документом.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - Почтовые правила.
Если разница между датой подписания документа и датой передачи в
канцелярию превышает сутки, а также имеются другие нарушения
требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы
исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает
руководителю.
2.5.2. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в экспедицию в
день подписания, а поступившая в канцелярию во второй половине дня -
до 12 часов следующих суток.
2.5.3. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются
работниками экспедиции в соответствии с Почтовыми правилами и
отсылаются по назначению в тот же день.
Документы с пометкой "Срочно" или "Весьма срочно" отправляются
незамедлительно.
2.5.4. Перед упаковкой работники экспедиции проверяют написание
адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе
номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.
Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей
Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на
доработку.
2.5.5. Заказными письмами или бандеролями пересылаются
организационно-распорядительные и другие документы за подписью
руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу,
штатные расписания, финансовые документы, уголовные, гражданские и
арбитражные дела, надзорные производства, материалы проверок,
постановления о продлении срока следствия и содержания под стражей,
переписка по поручениям органов государственной власти, письма с
приложениями, корреспонденция, адресуемая за границу.
2.5.6. Документы, отправляемые одному и тому же адресату,
вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и
наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес
отправителя.
Для документов, направляемых органам прокуратуры субъектов
Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами,
напечатанными типографским способом или средствами оперативного
размножения.
2.5.7. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по
описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса
и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один
экземпляр остается в экспедиции для справок, а возвращенный с почты
передается в бухгалтерию с денежным отчетом.
Остальные документы учитываются в книгах, в которых указываются
номер переписки и дата отправки. Если номер является обезличенным
(8р-98, 12р-98), рядом с ним в скобках пишутся фамилия и инициалы
адресата - 9р-98 (Киселев И.К.) или название организации - 15р-98
(Тамбовское УВД).
2.5.8. Документы, адресуемые организациям, расположенным в
пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под
расписку в книге (приложение 20). Перечень этих организаций
устанавливается руководством прокуратуры.
2.5.9. Документы массовой рассылки (приказы, указания,
распоряжения, планы работы, информационные и методические письма,
обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и
т.п.) отправляются экспедицией по разнарядке подразделений. В
разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый
адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным
исполнителем.
|
Фрагмент документа "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".