О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Приказ. Генеральная прокуратура РФ. 28.12.98 93

3. Учет объема документооборота

     3.1.  Под  объемом  документооборота  понимается  число отдельных
видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в
каждом   подразделении  (приложение  21)  и  в  целом  по  прокуратуре
(приложение   22).   Такой  учет  в  обязательном  порядке  ведется  в
Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации и
приравненных   к  ним  прокуратурах.  В  районных  прокуратурах  -  по
усмотрению руководителя (приложение 21, позиции 1 - 5, 7, 9).
     3.2.  Делопроизводители  подразделений  ежедневно при получении и
подготовке  к  отправке  документов  учитывают  их  в рабочей тетради.
Данные  о  количестве  документов  за  месяц  суммируются и до 7 числа
следующего  месяца  представляются  руководителю  делопроизводственной
службы.
     3.3.  Результаты  учета  документооборота  обобщаются начальником
службы  делопроизводства,  представляются  руководству  прокуратуры  и
используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.
     3.4.  При  учете  обращений, жалоб, переписки по жалобам и делам,
направляемым в органы прокуратуры и другие ведомства, сопроводительное
письмо  и приложенные к нему документы считаются за один документ. При
направлении    уголовных,    гражданских    и    арбитражных   дел   с
сопроводительными   письмами,   протестами,   заключениями  и  другими
документами  каждый  вид  документа (письмо, протест, дело и т.п.) при
учете считается самостоятельным документом.
     3.5.  Обращения и жалобы, разрешение которых входит в компетенцию
нескольких  управлений  и  отделов,  учитываются  в том подразделении,
которое   является   ответственным   исполнителем,  справка  и  другие
документы соисполнителей учитываются в графе "внутр.".
     3.6.  Приказы,  указания,  распоряжения,  задания, информационные
письма,  обзоры  и  другие  организационно-распорядительные документы,
направленные  для исполнения на места или в подразделения прокуратуры,
учитываются  в  графе  "исход."  тем  подразделением, которое является
ответственным  за  их  подготовку,  при  этом  в числителе указывается
количество, а в знаменателе - тираж.
     Например: 1/52, 2/104.
     3.7.   В   строке  9  (приложение  21)  учитывается  переписка  с
вышестоящими   и   подчиненными   прокуратурами,   научными,   другими
учреждениями   и   организациями  Генеральной  прокуратуры  Российской
Федерации  по  основным  и  иным  вопросам  организации и деятельности
органов   прокуратуры:   докладные   записки,  справки  об  исполнении
приказов,  указаний, распоряжений; переписка по вопросам прокурорского
надзора   и   следственной  работы;  копии  документов  организаций  и
ведомств,  присланные  для  сведения,  и  другие документы, подлежащие
формированию в дела согласно номенклатуре дел.
     3.8. В графе "Общее количество документов" суммируется количество
документов всех граф в данной строке и документооборот в целом.