О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Приказ. Генеральная прокуратура РФ. 28.12.98 93

9.3. Передача дел в архив прокуратуры

     9.3.1.  Дела  и  надзорные  производства постоянного и временного
сроков   хранения   передаются   в   архив   прокуратуры  по  графику,
утвержденному начальником управления делопроизводства (отдела общего и
особого делопроизводства), согласованному с руководителем структурного
подразделения,  районным  прокурором. Архив принимает дела и надзорные
производства  только по описям, составленным в канцелярии структурного
подразделения, в котором они формировались.
     9.3.2.   Если   отдельные   дела   остаются   в  делопроизводстве
структурного  подразделения  для  текущей  работы,  архив  прокуратуры
оформляет их выдачу во временное пользование.
     Лицо,   ответственное  за  архив,  расписывается  в  приеме  дел,
надзорных  производств  на  всех  экземплярах  описей  с  обязательным
указанием   даты   приема   и  количества  принятых  дел  и  надзорных
производств.   Второй   экземпляр   описи   возвращается  структурному
подразделению, первый остается в архиве.
     9.3.3.  Перед  сдачей  материалов  в  архив оперативные работники
соответствующих отделов и управлений, районной прокуратуры проверяют и
уточняют сроки их хранения.
     9.3.4.  Материалы в архиве хранятся по годам в порядке номеров по
описи.  Материалы  с постоянными сроками хранения размещаются отдельно
от материалов с временными сроками хранения.
     9.3.5.  Работник  архива  обязан  обеспечить  надлежащее хранение
поступивших материалов.
     9.3.6. Для получения материалов во временное пользование работник
структурного  подразделения должен оформить требование (приложение 34)
с указанием номера описи и порядкового номера материала.
     9.3.7.  Истребование  документов  из  архива  производится только
оперативным  работником подразделения, имеющего к ним непосредственное
отношение.
     В случае истребования документов из архива оперативным работником
другого  подразделения необходимо согласие руководителя подразделения,
имеющего непосредственное отношение к документам.
     9.3.8.  Выдача  материалов  во временное пользование производится
под расписку, с последующим контролем за их возвратом.
     9.3.9.  Работник  архива  должен  своевременно составлять акты на
уничтожение  находящихся  в  архиве  материалов  с  истекшими  сроками
хранения (приложение 33).
     9.3.10.  Запрос  об истребовании надзорных производств или дел из
органов Росархива направляется за подписью оперативного работника.
     9.3.11.  Под  архивы  необходимо  выделять  помещения, отвечающие
правилам   хранения   и   использования  документов,  обеспечивать  их
соответствующим оборудованием и противопожарными средствами.