03.04.2024 12:07
Консультации.
Просмотров всего: 4726; сегодня: 6.

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

У индивидуальных предпринимателей нет обязанности вести бухучет. Поэтому и документооборот в классическом понимании для них необязателен. Однако совсем без документов деятельность ИП не обходится. Чтобы платить налоги, сдавать отчеты, работать с контрагентами или клиентами, нанимать сотрудников, необходимо документально фиксировать действия. Делается это при помощи договоров, актов, деклараций, счетов-фактур и пр. 

Предпринимателям вне зависимости от системы налогообложения необходимо в течение пяти лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату или удержание налогов. А ИП-работодатели обязаны хранить еще и бумаги, связанные с трудовыми отношениями. 

Организация документооборота помогает упорядочить ведение бизнеса. К тому же документы, такие как налоговые декларации, договоры, приказы могут понадобиться в любой момент – при проверках контролирующих органов, для предоставления контрагентам, и в других ситуациях. 

Единых правил документооборота ИП нет. Однако в качестве стандарта стоит опираться на федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». 

Здесь прописаны основные принципы документооборота: 

- обеспечивает полноту информации (получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям); 

- хронологическая и систематическая запись; 

- системность информации;

- обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных документов);

- достоверность и своевременность информации. 

Небольшое предприятие может хранить документы в бумажном виде. Компаниям побольше удобнее вести документооборот при помощи специальных программ, подписывать документы цифровой подписью. 

Бумажный документооборот включает в себя текущие и архивные документы. К текущим относятся те, которые сейчас в работе и те, у которых срок хранения меньше 10 лет. Это акты, накладные, книга учета расходов и доходов, и пр. ИП может хранить их в офисе, у себя дома. Главное - обеспечить сохранность документов и быстрый доступ при необходимости. 

Сроки хранения бумажных и электронных документов не отличаются. Не стоит забывать, что предприниматель должен хранить их и после закрытия ИП. Подробно сроки хранения всех документов по категориям расписаны в приказе Росархива. 

После истечения срока хранения документы нужно уничтожить, но нельзя просто выбросить или сдать их в макулатуру. Необходимо оформить документальное подтверждение утилизации: составить опись и акт факта утилизации. Акт об уничтожении документов – это тоже документ, и его нужно хранить. 

Электронные документы хранят в специальном сервисе или облачном хранилище. Надо иметь копии как минимум на двух физических накопителях — например, на флешках. Раз в пять лет надо проверять сохранность документов и перезаписывать их. По истечении срока хранения по ним также нужно составить акт уничтожения.

Фото из открытых источников.


Ньюсмейкер: Альянс Медиа Центр — 6789 публикаций
Сайт: мсп.рф/services/news/detail/khranim-dokumenty-po-pravilam-instruktsiya-dlya-ip/
Поделиться:

Интересно:

Спектакль "Евгений Онегин" покажут в Китае
17.06.2024 16:20 Мероприятия
Спектакль "Евгений Онегин" покажут в Китае
Государственный академический театр имени Евгения Вахтангова проведет масштабные гастроли в Китае с 20 июня по 7 июля. Будет показан только один спектакль - "Евгений Онегин" по роману в стихах Александра Пушкина. Театр совершит уже третий гастрольный тур в КНР, сообщает ТАСС. "Как известно...
Память соратников русского полководца Суворова почтили в Швейцарии
17.06.2024 14:43 Новости
Память соратников русского полководца Суворова почтили в Швейцарии
15 июня российские соотечественники со всех кантонов Швейцарии собрались у «Суворовского креста» в ущелье Шёлленен, чтобы вместе отметить День России, почтить память соратников великого русского полководца, погибших в боях за Сен-Готард и Чёртов мост в 1799 г., а также подготовить знаменитый...
Прогнозные оценки по развитию туризма в перспективе до 2040 года
17.06.2024 14:24 Аналитика
Прогнозные оценки по развитию туризма в перспективе до 2040 года
Deloitte и Google представили совместное исследование «Путешественники и направления следующего поколения», которое охватывает развитие мирового туризма до 2040 года. По прогнозам экспертов, к этому году по миру будут путешествовать 2,4 млрд человек, 74% которых выберут для своих поездок страны...
Подводные археологические исследования стартовали на реке Березине
14.06.2024 13:08 Новости
Подводные археологические исследования стартовали на реке Березине
На реке Березине, возле деревни Студенка Борисовского района (Белоруссия) начались подводные археологические исследования, которые проводят Институт истории НАН Беларуси и дайвинг-центр "Морской Пегас". Именно здесь в ноябре 1812 года переправлялась армия Наполеона, располагалась стоянка военных и...
Памяти Московского народного ополчения
14.06.2024 11:38 Новости
Памяти Московского народного ополчения
В Москве прошла пресс-конференция Председателя Московской городской Думы Алексей Шапошников, на которой был подведен итог весенней сессии МГД, а также работы столичного парламента VII созыва в целом, в том числе реализация патриотической программы о Московском народном ополчении. В течение...