Фрагмент документа "О РАЗРАБОТКЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ГРУППЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ ОБЪЕКТА ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА В СИСТЕМЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ ГОРОДА МОСКВЫ".
2. РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ О ГРУППЕ СТРАХОВОГО ФОНДА
ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1. Положение о группе СФД - это правовой акт, устанавливающий
статус подразделения, его структуру, задачи и функции, права и
ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями
предприятия (учреждения, организации).
Положение разрабатывается как для постоянно действующей
(штатной), так и для временно действующей (на период выполнения задач)
группы СФД.
2.2. Положение о группе СФД разрабатывается руководителем группы
с участием сотрудников кадровой, финансовой и юридической служб
предприятия, согласовывается с руководителями этих служб и
утверждается руководителем предприятия.
Положение оформляется на общем бланке предприятия (учреждения,
организации) и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование
предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, место
издания, название вида документа с заголовком к тексту, текст,
подпись, визы.
2.3. Текст положения о группе СФД включает следующие разделы:
- общие положения (в нем приводится полное официальное
наименование группы и указываются дата, номер и наименование правового
акта, на основании которого действует группа СФД; порядок назначения
должностных лиц и освобождения от должности; нормативные правовые
акты, которыми руководствуется группа в своей практической
деятельности);
- основные задачи (формулируются цели, которые группа должна
достичь в своей работе);
- функции (устанавливаются конкретные виды работ);
- структура и состав группы (раскрываются подразделения или
должности, входящие в состав группы, порядок их подчиненности);
- права и обязанности (указываются действия, которые может и
обязана выполнять группа для осуществления своих функций);
- ответственность (устанавливается дисциплинарная,
административная и уголовная ответственность, которую может понести
руководитель и члены группы);
- взаимоотношения (указываются другие подразделения, с которыми
группа тесно сотрудничает; дается краткое описание такого
сотрудничества). Положение о группе СФД подписывает руководитель
группы СФД и утверждает руководитель предприятия (учреждения,
организации).
Положение разрабатывается на основании Типового положения о
группе страхового фонда документации объекта городского хозяйства,
рекомендованного распоряжением первого заместителя мэра Москвы в
правительстве Москвы.
2.4. Начальник группы СФД объекта назначается и освобождается от
занимаемой должности приказом руководителя предприятия (организации)
по представлению заместителя руководителя, отвечающего за
мобилизационную работу, или по персоналу. Начальник группы СФД в своей
служебной деятельности подчиняется заместителю руководителя
предприятия, отвечающему за мобилизационную работу, а при отсутствии
такового - непосредственно руководителю или одному из его
заместителей.
Начальник группы СФД разрабатывает положение о группе и
должностные инструкции ее сотрудникам, обеспечивает подбор и
расстановку кадров, организует и координирует работу группы. Планирует
работы по подготовке и поставке документов для создания страхового
фонда документации предприятия, бюджет группы и осуществляет контроль
за их исполнением. Организует и проводит мероприятия, способствующие
профессиональной подготовке сотрудников группы и специалистов
предприятия, привлекаемых к подготовке документов для создания СФД.
В состав штатной группы СФД подбираются сотрудники из числа
специалистов, имеющих необходимую квалификацию и опыт работы с
технической документацией по производству военной и другой продукции,
строительства и эксплуатации зданий, обращения с документами,
являющимися национальным научным, культурным и историческим наследием.
Работники группы СФД назначаются на должности и освобождаются от них
приказом руководителя предприятия по представлению начальника группы.
2.5. В своей деятельности группа СФД руководствуется:
- законами и иными нормативными правовыми актами,
регламентирующими создание, ведение и использование страхового фонда
документации (приложение 5);
- коллективным договором;
- соглашением по охране труда;
- уставом предприятия;
- положением о группе страхового фонда документации предприятия.
2.6. Группа СФД предприятия решает следующие основные задачи:
- планирование проводимых на предприятии мероприятий по созданию
и ведению страхового фонда документации;
- определение перечней документации для создания СФД;
- отбор, подготовка, комплектование и отправка документов на
обработку в специальную лабораторию;
- актуализация (приведение состава и содержания страховых
документов в соответствие с текущим состоянием действующих документов)
страхового фонда документации (по вопросам, входящим в компетенцию
предприятия);
- учет документации, заложенной в страховой фонд, и отчетность
перед вышестоящей инстанцией.
2.7. Для решения перечисленных в пункте 2.6 задач на группу СФД
предприятия могут возлагаться следующие основные функции:
- планирование работ по отбору, подготовке и поставке
документации на обработку в специальную лабораторию;
- разработка перечней зданий, сооружений, изделий, видов
документов, определение состава и объема документации для поставки на
обработку в специальную лабораторию;
- разработка перечней поставщиков документации - юридических и
физических лиц;
- выявление наличия, подбор документации, имеющейся на
предприятии, оценка ее по содержанию и качеству (физическому
состоянию), направление запросов на отсутствующую документацию в
сторонние организации, являющиеся владельцами или хранителями такой
документации;
- оценка и проведение, при необходимости, экспертизы документации
на предмет целесообразности включения ее в состав страхового фонда;
- восстановление поврежденных документов, воссоздание утраченных
и приведенных в непригодное для микрофильмирования состояние;
- доработка документации, внесение в нее, при необходимости,
дополнительной информации;
- оформление документации, не имеющей юридического статуса
подлинника;
- формирование комплектов, разработка комплектовочных и
сопроводительных документов;
- подготовка договоров на поставку документации для создания СФД;
- организация изготовления упаковочной тары, упаковка и отправка
документации для обработки в специальную лабораторию;
- обучение специалистов, участвующих в отборе, подготовке и
поставке документации;
- приемка возвращаемой из специальной лаборатории документации;
- оперативное внесение изменений в материалы СФД;
- учет документов страхового фонда;
- представление отчетности в вышестоящие инстанции о ходе
выполнения планов подготовки и поставки документации на обработку в
специальную лабораторию;
- разработка сметы предстоящих расходов и предложений по
финансированию работы группы;
- организация учета затрат на создание СФД.
2.8. Структура и состав группы СФД предприятия устанавливается
приказом руководителя объекта, исходя из объема и сроков выполняемых
работ, количества видов СФД, создаваемых на объект, наличия
специалистов требуемой квалификации.
В период подготовки документации общее руководство работой группы
СФД целесообразно возлагать на одного из заместителей руководителя
предприятия, являющегося начальником для всего персонала.
В составе группы СФД целесообразно создавать подгруппы,
руководителями которых могут назначаться:
- по СФД-МЗ - главный инженер предприятия (или руководитель
мобилизационного подразделения;
- по СФД-ЧС - заместитель руководителя предприятия или начальник
штаба гражданской обороны предприятия;
- по СФД-В - заместитель руководителя предприятия по
строительству или по эксплуатации зданий и сооружений;
- по СФД-ННД, СФД-КНД и СФД-АНД - руководитель службы
документационного обеспечения (заведующий делопроизводством, начальник
канцелярии, управляющий делами, сотрудник, ответственный за хранение
документации и т.п.). На объектах, где эти виды СФД являются
основными, рабочую подгруппу может возглавлять непосредственно
руководитель или начальник группы СФД.
2.9. Для руководителя и членов группы СФД разрабатываются
должностные инструкции, которые регламентируют обязанности, права и
ответственность работника.
Обязанности руководителя и сотрудников группы СФД могут
распределяться следующим образом:
2.9.1. На руководителя группы СФД возлагается непосредственное
руководство работой группы, а также оперативное решение
организационных и других задач и, в частности:
- определение обязанностей членов группы, постановка конкретных
задач, координация их деятельности, контроль и оказание помощи в
работе;
- организация подготовки членов группы к выполнению возлагаемых
на них задач;
- недопущение утраты и порчи документов, с которыми работает
группа;
- организация проведения экспертиз документов;
- обеспечение эффективного использования денежных средств,
выделяемых для работы группы;
- разработка сметы предстоящих расходов и предложений по
финансированию работы группы;
- организация учета затрат на создание страхового фонда
документации с целью отнесения их к затратам на производство;
- обеспечение сохранения государственной и коммерческой тайны,
прав собственности на документацию и содержащую в ней информацию в
процессе работы по созданию СФД;
- представление на утверждение директору отчетных и планирующих
документов.
Руководителю группы СФД может быть предоставлено право:
- заключать от имени объекта хоздоговора с юридическими и
физическими лицами на выполнение мероприятий по созданию СФД на
объект;
- проводить совещания со специалистами объекта, в том числе не
включенными в состав группы, для обсуждения конкретных вопросов
создания СФД на объект;
- привлекать специалистов предприятия, по согласованию с их
руководителями, для временной работы в составе группы;
- устанавливать регламент работы группы;
- вносить предложения руководителю предприятия по изменению
состава группы;
- представлять объект в сторонних организациях и органах
управления ТСФД г.Москвы по вопросам создания СФД;
- подписывать документы по вопросам создания СФД, адресуемые
организациям, входящим в состав ТСФД г.Москвы;
- распоряжаться денежными средствами, предусмотренными для
создания СФД на объект;
- привлекать на договорной основе специалистов сторонних
организаций для участия в экспертизах, обучении членов группы,
выполнению чертежных работ, и других мероприятиях по вопросам создания
СФД.
2.9.2. На секретаря группы СФД возлагается:
- разработка проектов планов работы группы;
- ведение переписки по вопросам создания СФД;
- разработка и оформление сопроводительных документов;
- отправка и прием возвращаемых из специальной лаборатории
документов;
- учет выполняемых мероприятий;
- подготовка совещаний группы;
- контроль за выполнением утвержденных планов и принятых
руководством объекта и группы решений;
- выполнение указаний руководителя группы;
- выполнение других задач, вытекающих из его функциональных
обязанностей по занимаемой должности.
2.10. Группе СФД могут предоставляться следующие права:
- готовить проекты распорядительных документов по вопросам
планирования, подготовки и поставки документов для создания страхового
фонда;
- вести переписку по вопросам комплектования документации для
создания страхового фонда, подготовке и отправки документов для
обработки в специальную лабораторию;
- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям предприятия по вопросам отбора документов для создания
страхового фонда, экспертизы их ценности, розыска недостающих
документов, подготовки документов к микрофильмированию;
- привлекать, при необходимости, по согласованию с руководителем
предприятия и руководителями функциональных подразделений
соответствующих специалистов для временной работы в составе группы;
- запрашивать от руководителей структурных подразделений
предприятия письменные объяснения о причинах отсутствия документов, их
утраты, порчи или необоснованного уничтожения документов постоянного и
долговременного хранения;
- заслушивать на заседаниях группы СФД руководителей структурных
подразделений предприятия и исполнителей о ходе отбора документов,
качестве, сроках их подготовки и отправки для обработки в специальную
лабораторию;
- представлять руководителю предприятия предложения о поощрении
отдельных работников за активную работу по созданию страхового фонда
документации;
- представительствовать по поручению руководителя предприятия в
совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых вышестоящими
организациями в системе ТСФД города Москвы.
2.11. Группа СФД несет ответственность:
- за своевременное и качественное выполнение возложенных на нее
задач и функций;
- соблюдение установленных правил обращения с документами;
- соблюдение требований о сохранении государственной и
коммерческой тайны;
- обеспечение эффективного расходования выделяемых материальных и
денежных средств.
Ответственность работников группы СФД устанавливается
должностными инструкциями.
2.12. Группа СФД осуществляет свою деятельность во взаимодействии
с другими подразделениями предприятия, а также с органами управления
ведомства, Головной организацией подсистемы ТСФД, Головной службой
ТСФД города Москвы и другими органами в области создания, сохранения и
использования страхового фонда документации.
Группа СФД взаимодействует с подразделениями предприятия по
вопросам:
- получения информации для определения перечней и объема
документации каждого вида СФД;
- получения документации для экспертизы на предмет пригодности к
обработке для создания страховых документов;
- получения информации и необходимости внесения изменений в
страховые копии документов;
- предоставления информации о стандартах и нормативах, принятых в
страховом фонде документации;
- предоставления заключений по документам, не соответствующим
требованиям стандартов и требующим доработки или восстановления.
|
Фрагмент документа "О РАЗРАБОТКЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ГРУППЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ ОБЪЕКТА ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА В СИСТЕМЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ ГОРОДА МОСКВЫ".