ПИСЬМО
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО Г. МОСКВЕ
13 ноября 2006 г.
N 20-12/100253
(Д)
Управление Федеральной налоговой службы по Москве по вопросу
возможности применения организацией, не осуществляющей транспортные
перевозки, в целях учета для определения налогооблагаемой прибыли
расходов на приобретение горюче-смазочных материалов формы путевого
листа, самостоятельно разработанного и выдаваемого на неделю, сообщает
следующее.
Расходы организации на приобретение ГСМ могут учитываться либо в
составе материальных расходов в соответствии с подпунктом 5 пункта 1
статьи 254 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс),
либо в составе расходов организации на содержание служебного
транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 Кодекса), то есть в зависимости от
назначения используемого транспорта.
Однако независимо от их квалификации расходы на приобретение ГСМ
должны соответствовать критериям, установленным пунктом 1 статьи 252
Кодекса, согласно которой расходами в целях налогообложения прибыли
признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты,
осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами
понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в
денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются
затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
При этом порядок оформления документов предусмотрен нормативными
правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти,
которым в соответствии с законодательством Российской Федерации
предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных
документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
В силу пункта 1 статьи 11 Кодекса институты, понятия и термины
гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской
Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком
они используются в этих отраслях законодательства, если иное не
предусмотрено Кодексом.
Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от
21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции,
проводимые организацией, должны оформляться оправдательными
документами. Эти документы служат первичными учетными, на основании
которых ведется бухгалтерский учет.
При этом согласно пункту 2 указанной выше статьи, первичные
учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной
документации, и только для документов, форма которых не предусмотрена
в этих альбомах, предусмотрены определенные обязательные реквизиты.
Таким образом, если форма конкретного первичного учетного
документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной
учетной документации, то для того, чтобы этот документ был принят к
учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной
хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме,
содержащейся в указанных альбомах.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном
транспорте" (далее - постановление N 78) утверждены формы путевого
листа для строительных машин, легкового и грузового автомобилей.
Предусмотренные постановлением Госкомстата России формы путевых
листов в обязательном порядке применяются специализированными и
автотранспортными организациями.
Что касается остальных организаций, то согласно разъяснению
Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 они могут разработать
свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего
произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором
должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9
Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а
именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и
с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об
обоснованности произведенного расхода.
Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в
обязательном порядке должна содержать также информацию о месте
следования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте
использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.
Согласно названному письму Минфина России путевой лист, не содержащий
в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля,
не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на
приобретение горюче-смазочных материалов.
Если организация использует самостоятельно разработанную форму
путевого листа, его форма должна быть приведена в учетной политике,
как того требует пункт 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации".
Таким образом, организация, не относящаяся к специализированной
либо автотранспортной, может применять самостоятельно разработанную
форму путевого листа, содержащую все вышеперечисленные показатели,
зафиксировав ее применение в учетной политике на соответствующий
налоговый период.
И.о. заместителя
руководителя Управления
Федеральной налоговой службы
по г. Москве
О.М. Спицына
13 ноября 2006 г.
N 20-12/100253 |