КАКОВ ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ ДЛЯ СПИСАНИЯ
НА РАСХОДЫ В ЦЕЛЯХ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ ЗАТРАТ,
СВЯЗАННЫХ С ПОТРЕБЛЕНИЕМ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ?
ПИСЬМО
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО Г. МОСКВЕ
7 июля 2008 г.
N 20-12/064123.2
(Д)
Расходы организации на приобретение горюче-смазочных материалов
учитываются либо в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254
НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного
транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), то есть в зависимости от
назначения используемого транспорта.
Однако независимо от их квалификации расходы на приобретение
горюче-смазочных материалов должны соответствовать критериям,
установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ.
На основании пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе
уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за
исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
Расходами для целей налогообложения прибыли признаются
обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях,
предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные
(понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные
затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты,
подтвержденные документами, оформленными в соответствии с
законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с
обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на
территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том
числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными
документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они
произведены для осуществления деятельности, направленной на получение
дохода.
Порядок оформления первичных документов предусмотрен нормативными
правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти,
которым в соответствии с законодательством РФ предоставлено право
утверждать формы и порядок составления первичных документов для
оформления хозяйственных операций.
Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других
отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том
значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства,
если иное не предусмотрено НК РФ. Об этом говорится в пункте 1 статьи
11 НК РФ.
Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от
21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все
хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться
оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными
документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
При этом согласно пункту 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ первичные
учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной
документации, и только для документов, форма которых не предусмотрена
в этих альбомах, предусмотрены определенные обязательные реквизиты.
Таким образом, если форма конкретного первичного учетного
документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной
учетной документации, то, чтобы этот документ был принят к учету в
качестве документа, подтверждающего совершение определенной
хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме,
содержащейся в указанных альбомах.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 утверждены
унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы
строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте.
Формы путевых листов, предусмотренные постановлением N 78, в
обязательном порядке применяются специализированными и
автотранспортными организациями.
Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа
либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде
горюче-смазочных материалов, в которых должны быть отражены все
реквизиты, предусмотренные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ. А
именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в
обязательном порядке должна содержать также информацию о месте
следования автомобиля. Такие данные необходимы при использовании
сотрудниками организации личного автомобиля в служебных целях.
Путевой лист, не содержащий в составе реквизитов информации о
месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные
налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных
материалов.
При этом первичные документы составляются так, чтобы можно было
судить об обоснованности произведенных расходов на приобретение
горюче-смазочных материалов.
Данный порядок не зависит от того, какие автотранспортные
средства (собственные или арендованные) использует налогоплательщик в
своей производственной деятельности.
Если организация использует самостоятельно разработанную форму
путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике согласно
пункту 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации".
Основание: письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129.
Заместитель
руководителя Управления
советник государственной
гражданской службы 2-го класса
Н.В. Прокаева
7 июля 2008 г.
N 20-12/064123.2 |