ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
В НАРОДНОМ ХОЗЯЙСТВЕ
ПРИКАЗ
ГОСБАНК СССР
8 августа 1991 г.
N 2
(ЮГ 91-16-2)
I. ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ
1. Все государственные, кооперативные, акционерные, арендные,
коллективные, совместные общественные и другие предприятия,
организации и учреждения (в последующем - предприятия) вне зависимости
от формы собственности обязаны хранить свои средства в учреждениях
банка.
2. Расчеты предприятий по своим обязательствам с другими
предприятиями производятся, как правило, в безналичном порядке через
учреждения банков.
3. Наличные деньги, полученные из учреждений банков
предприятиями, расходуются на те цели, на которые они получены.
4. Предприятия могут иметь в своей кассе наличные деньги в
пределах лимитов остатка наличных денег в кассе и использовать их из
выручки в пределах норм. Лимиты остатка наличных денег в кассах и
нормы использования выручки устанавливаются учреждениями банков по
согласованию с руководителями этих предприятий.
5. Без ограничения норм могут расходоваться наличные деньги из
выручки предприятиями, имеющими постоянную денежную выручку (розничной
торговли и общественного питания, бытового обслуживания) на оплату
труда, выплату пенсий, на закупку сельскохозяйственной продукции,
скупку тары и вещей у населения и другие расходы, если эти расходы
отвечают целям, предусмотренным в их уставах или иных заменяющих их
документах.
6. Предприятия, осуществляющие расходование денег из выручки без
ограничения норм, не имеют права задерживать в своих кассах наличные
деньги для оплаты труда и другие цели до наступления сроков выплат.
7. Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную
денежную выручку, на нужды других предприятий может производится в
отдаленных районах, где нет учреждений банков, - на основе договора
между предприятиями по согласованию с учредителями банков,
обслуживающих эти предприятия.
8. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка
наличных денег в кассе предприятия обязаны сдавать для зачисления на
счета в порядке и сроки, согласованные с учреждением банка.
Наличные деньги могут быть сданы:
а) в дневные и вечерние кассы учреждений банков;
б) инкассаторам для последующей сдачи в учреждения банков;
в) в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в
учреждения банков;
г) предприятиям связи для перечисления на счета в учреждениях
банков.
9. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги
сверх установленных им лимитов только для оплаты труда, премий,
выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только
на срок не свыше 3-х рабочих дней (для колхозов, исполкомов сельских
Советов народных депутатов, а также предприятий, расположенных в
районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5-ти
рабочих дней), включая день получения денег в учреждении банка.
10. Выдача наличных денег по отчет производится из касс
предприятий. При отсутствии у предприятия своей кассы им разрешается
выдавать кассирам предприятий или лицам, их замещающим, чек на
получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка.
11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные
и хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций,
геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций,
отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе
филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне
района деятельности организации, в размерах и на сроки, определяемые
руководителями предприятий по согласованию с учреждением банка,
осуществляющим их кассовое обслуживание.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со
служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся
командированным лицам на эти цели в соответствии с порядком,
действующим на данной территории.
Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны
быть возвращены в кассу предприятия не позднее 3-х дней по истечении
срока, на который они были выданы.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в
бухгалтерию предприятия или централизованную бухгалтерию отчет об
израсходованных суммах.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного
отчета по ранее выданным под отчет суммам.
12. Кассовые операции оформляются документами, типовые
межведомственные формы которых утверждены Госкомстатом СССР по
согласованию с Госбанком СССР и Министерством финансов СССР, и должны
применяться без изменений на всех предприятиях независимо от их
ведомственной подчиненности.
II. ПОРЯДОК ПРИЕМА И ВЫДАЧИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ
И ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
13. При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассиры
предприятий обязаны руководствоваться Признаками и порядком
определения платежности денежных знаков (Приложение N 1).
Прием наличных денег кассами предприятий производится по
приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом,
им уполномоченным.
В приеме денег выдается квитанция за подписями главного
бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью
(штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
14. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по
расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам
(платежным ведомостям, заявлением на выдачу денег, счетам и др.) с
наложением на этих документов штампа с реквизитами расходного
кассового ордера. Документы и выдачу денег должны быть подписаны
руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими
уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых расходным кассовым ордерам
документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись
руководителя предприятия, подпись руководителя на расходных кассовых
ордерах не обязательна.
Заготовительные организации, в том числе и организации
потребительской кооперации, могут производить выдачу наличных денег
сдатчикам сельскохозяйственных продуктов и сырья с последующем
составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового
ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.
В централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные
учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один
расходный кассовых ордер, дата и номер которого проставляются на
каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.
15. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или
заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления
документа, удостоверяющего личность получателя, записывает
наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает
расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ
составлен на выдачу денег несколькими лицами, то получатели также
предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и
расписываются в соответствующей графе платежных документов.
На предприятии выдача денег может производится по удостоверению,
выданному данным предприятием, при наличии в нем фотографии и личной
подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана только
собственноручно чернилами или пастой шариковых ручек с указанием
полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении
денег по ведомости сумма прописью не указывается.
16. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе
предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым
отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании
заключенных договоров.
Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и
погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий
стихийных бедствий, может производится по ведомости. Ведомости
составляются отдельно по каждой организации, работники которой были
направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи
руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ,
подписью уполномоченного соответствующей организации.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в
расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача
денег производится по доверенности, оформленной в установленном
порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя
денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому
доверенно получение денег. Если выдача денег производится по
ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись:
"По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в
соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 15.
Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому
ордеру или ведомости.
17. При выдаче денег лицу, не имеющему возможности по болезни или
другим причинам расписаться лично, по его просьбе за него может
расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы
данного предприятия. На расходном кассовом ордере указываются
наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющему
личность фактического получателя денег и лица, за него расписавшегося.
18. Оплата труда, выплата пособий по временной
нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий производится кассиром
по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без составления
расходного ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной)
ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями
руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими
уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на
оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача
депонированных сумм и денег под отчет на расходы связанные со
служебными командировками, нескольким лицам.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам
производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
18. По истечение установленных пунктом 9 срока оплаты труда,
выплаты пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и
премий кассир должен:
а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не
произведена оплата труда, выплата пособий по временной
нетрудоспособности, стипендий, пенсий или премий, поставить штамп или
сделать отметку от руки: "Депонировано";
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченной
сумме и о неполученной сумме оплаты труда пособий по временной
нетрудоспособности, стипендий или премий, подлежащих депонированию,
сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить
надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим
лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по
ведомости выдал (подпись)". Выдача денег по ведомости кассиром и
раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и
поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N___".
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в
платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в учреждение банка, и на сданные
суммы составляется один общих расходный ордер.
20. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также
расходные ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены
бухгалтерией четко и ясно чернилами или пастой шариковых ручек или
выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Никакой подчисток,
помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не
допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание
для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходный и расходных кассовых ордеров или заменяющих их
документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится
только в день их составления.
21. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или
заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного
бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его
документе - разрешительный подписи руководителя предприятия или лиц,
ими уполномоченных.
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир
возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы
немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются
кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом с надписью
"Оплачено", с указанием даты (числа, месяца, года).
22. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их
документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале
регистрации приходных и расходных ордеров. Расходные кассовые ордера,
оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату
заработной платы, регистрируются после ее выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может
осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом
в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и
расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день,
обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных
средств по целевому назначению.
III. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВОЙ КНИГИ
И ХРАНЕНИЯ ДЕНЕГ
23. Предприятия все поступления и выдачи наличных денег учитывают
в кассовой книге.
24. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая
должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или
мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется
подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия или
вышестоящего органа.
В централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные
учреждения, учет кассовых операций ведется кассиром в специальной
книге по форме, утвержденной Министерством финансов СССР.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через
копировальную бумагу шариковой ручкой, химическим карандашом или
чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат
отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге.
Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге
запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а
также главного бухгалтера предприятия или лица его заменяющего.
25. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после
получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему
его документу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает
итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующие
число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй
отрывной лист (копию записей в кассовой книге, за день) с приходными и
расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Если на предприятиях ежедневно совершаются операции на общую
сумму до 500 рублей, кассовые отчеты могут составляться один раз в
5 - 3 дней.
26. На предприятиях с согласия кассира и при условии обеспечения
полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись
автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде
машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней
формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы
должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое
содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой
книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах
осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый
месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой
книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее
количество листов кассовой книги за год.
После получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и
"Отчет кассира" кассир обязан проверить правильность составления
кассовой книги и отчета кассира, подписать их и передать отчет кассира
вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию
под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования
машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся
кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или
по мере необходимости машинограммы "Вкладной лист кассовой книги"
брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год
заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и
книга опечатывается.
27. Контроль за правильном ведением книги возлагается на главного
бухгалтера предприятия.
28. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя
в расходном кассовом ордере или в другом заменяющем его документе, в
оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма
считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не
оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и
зачисляются в доход.
29. Старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим
кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных
денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед старшим
кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятым по приходным
документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по
произведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета
принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий,
кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для
их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать
в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям.
Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и др.
старшему кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
30. Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными
деньгами должно иметь кассу. Кассой называется специально
оборудованное и изолированное помещение, предназначенное для приема,
выдачи и временного хранения наличных денег. Руководители предприятий
обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещение
кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в
учреждение банка и несут в установленном соответствующем
законодательством порядке ответственность в тех случаях, когда по их
вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность
денежных средств при хранении и транспортировке.
Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их
хранении и транспортировке приведены в Приложении N 2.
Кассы предприятий при необходимости могут быть застрахованы
страховой организацией.
Помещение кассы должно быть изолированно, а двери в кассу во
время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступ в
помещение кассы лицам, не имеющим отношение к их работе воспрещается.
Рекомендации по технической укрепленности помещений касс предприятий и
оснащению их средствами охранно-пожарной сигнализации приведены в
Приложении N 3.
31. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся,
как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях
- в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по
окончании работы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью
кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира,
которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать
посторонним лицам либо изготовлять неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах,
шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного
раза в квартал проводится их комиссионная проверка. При обнаружении
утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы
внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка
металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не
принадлежащих данному предприятию, запрещается.
32. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир
обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и
печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей
или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю
предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и
принимает меры к охране кассы до прибытия сотрудников милиции
(полиции).
В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их
заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения
органов внутренних дел производит проверку наличия денежных средств и
других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть
произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки
составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми
участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в
органы внутренних дел, второй отсылается в страховую компанию, третий
отсылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а
четвертый остается у предприятия.
33. Кассир в соответствии с действующим законодательством о
материальной ответственности рабочих и служащих несет полную
материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей
и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных
действий, так и в результате небрежного или необоснованного отношения
к своим обязанностям.
34. После издания приказа (решения, постановления) о назначении
кассира на работу руководитель предприятия обязан под росписью
ознакомить кассира с Порядком ведения кассовых операций, после чего с
кассиром заключается договор о его полной индивидуальной материальной
ответственности.
35. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему
работы другим лицам.
36. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае
необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира
возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя
предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается
договор, предусмотренный пунктом 34.
В случае внезапного остановления кассиром работы (болезнь и др.)
находящиеся у него под отчетом ценности немедленно перерасчитываются
другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и
главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц,
назначенных руководителем предприятия. О результ |