Закупка вендингового комплекта: спецификация, расходники и доступ

В заявке на вендинг редко спорят о цене корпуса. Чаще спор идет о диаметре дозатора, о числе ключей и о том, принимает ли автомат жетон. Эти строки лучше записать до оплаты, пока комплектацию еще можно сменить в счете.

Что считать предметом закупки, а не устной договоренностью

Спор обычно начинается не с ценника. Выясняется, что в заявке не было диаметра дозатора, числа слотов и комплекта ключей. Поставщик отгрузил то, что стояло на складе, а принимающая сторона ждала шар другого калибра. Спецификацию собирают как таблицу, а не как фразу в мессенджере.

В спецификации отдельно пишут, какой автомат для жвачек стоит купить: диаметр шара и номинал монетоприемника. Для шара 12-16 мм этот диаметр ставят отдельной строкой. Beaver SB-16 здесь пример одной колбы: корпус желтый, а номинал и дозатор зависят от комплектации. Запись «два слота 10+10 руб» путает вещи: 10+10 означает две монеты по 10 руб за выдачу, а не две колбы. Шар другого калибра - другая позиция, а не «тот же автомат, только насыплем иное».

• модель корпуса и диаметр дозатора;
• номинал и число монет за одну выдачу;
• число ключей и тип замка в комплекте;
• нужны ли жетоны и какой диаметр принимает механизм.

Жетоны как часть кассовой схемы, а не сувенир

Для точек без сдачи заранее заказывают жетоны для автоматов размером 24 мм. Их берут, когда на точке не рассчитывают на монету в кармане или когда оборот нужно оставить внутри площадки. Если приемник заточен под монету, жетон без замены механизма не заработает.

Запас считают от оборачиваемости. На старте берут пробную партию, сверяют, что жетон проходит без клина, и только потом заказывают тираж. До тиража решают, нужна ли на жетоне своя маркировка. Без маркировки жетоны уходят на соседнюю точку, и сверка кассы расходится.

• диаметр и толщина, которые принимает механизм;
• нужна ли гравировка или достаточно гладкой шайбы;
• кто хранит невыданный запас и как его списывают;
• что делать с жетоном, который застрял и не дал выдачу.

В договоре с площадкой жетон описывают отдельно от товара в колбе. Иначе часть оборота идет жетоном, часть монетой, а акт пишут только по инкассации монет.

Замок, ключи и зона доступа

Корпус закрывают на замок для вендингового аппарата, чтобы касса и товар не оставались на щеколде. Кассу забирают через нижнюю дверцу. Товар досыпают сверху, когда снята колба. Если ключ один и его копируют у случайного мастера, через месяц непонятно, у кого есть доступ. В спецификации пишут число ключей и запрет на несогласованное копирование.

При приемке проверяют, что замок садится в штатное место, язычок доходит до ответной части и дверца не открывается оттяжкой. Если замок идет как запчасть, а не в базовом комплекте, это отдельная строка счета. Не стоит принимать партию с формулировкой «замки приложим потом»: потом часто прикладывают другой тип, а дверца уже рассверлена под первый.

• кто хранит дубликат и где лежит резервный ключ;
• как фиксируют вскрытие при инкассации;
• что делать при потере ключа: замена личинки, а не только копия;
• нужен ли отдельный замок на кассовый лоток, если корпус общий.

Если автоматы ставят по договору с торговой точкой, в акте фиксируют серийный номер, число ключей и то, что замок исправен на момент установки.

При нескольких корпусах ключи маркируют сразу: бирка с номером колонки проще, чем перебор ключей по кругу. Если закупку ведет не тот, кто потом открывает кассу, спецификацию подписывают оба. Иначе на смене выясняется, что ключ один, а жетоны другого диаметра.

На приемке кроме таблицы смотрят колбу, ход рукоятки, жетоны и посадку замка. Повреждения с дороги вносят в акт в день приемки.

Итог для закупки такой: одна таблица на корпус, одна строка на жетоны нужного диаметра, одна строка на замок и ключи. Пока эти три позиции не совпали, заявку лучше не передавать в оплату. Когда совпали, приемка сводится к сверке, а не к устным обещаниям дослать недостающее.