03.04.2024 12:07
Консультации.
Просмотров всего: 3900; сегодня: 16.

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

Как хранить документы по правилам: инструкция для предпринимателей

У индивидуальных предпринимателей нет обязанности вести бухучет. Поэтому и документооборот в классическом понимании для них необязателен. Однако совсем без документов деятельность ИП не обходится. Чтобы платить налоги, сдавать отчеты, работать с контрагентами или клиентами, нанимать сотрудников, необходимо документально фиксировать действия. Делается это при помощи договоров, актов, деклараций, счетов-фактур и пр. 

Предпринимателям вне зависимости от системы налогообложения необходимо в течение пяти лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату или удержание налогов. А ИП-работодатели обязаны хранить еще и бумаги, связанные с трудовыми отношениями. 

Организация документооборота помогает упорядочить ведение бизнеса. К тому же документы, такие как налоговые декларации, договоры, приказы могут понадобиться в любой момент – при проверках контролирующих органов, для предоставления контрагентам, и в других ситуациях. 

Единых правил документооборота ИП нет. Однако в качестве стандарта стоит опираться на федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». 

Здесь прописаны основные принципы документооборота: 

- обеспечивает полноту информации (получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям); 

- хронологическая и систематическая запись; 

- системность информации;

- обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных документов);

- достоверность и своевременность информации. 

Небольшое предприятие может хранить документы в бумажном виде. Компаниям побольше удобнее вести документооборот при помощи специальных программ, подписывать документы цифровой подписью. 

Бумажный документооборот включает в себя текущие и архивные документы. К текущим относятся те, которые сейчас в работе и те, у которых срок хранения меньше 10 лет. Это акты, накладные, книга учета расходов и доходов, и пр. ИП может хранить их в офисе, у себя дома. Главное - обеспечить сохранность документов и быстрый доступ при необходимости. 

Сроки хранения бумажных и электронных документов не отличаются. Не стоит забывать, что предприниматель должен хранить их и после закрытия ИП. Подробно сроки хранения всех документов по категориям расписаны в приказе Росархива. 

После истечения срока хранения документы нужно уничтожить, но нельзя просто выбросить или сдать их в макулатуру. Необходимо оформить документальное подтверждение утилизации: составить опись и акт факта утилизации. Акт об уничтожении документов – это тоже документ, и его нужно хранить. 

Электронные документы хранят в специальном сервисе или облачном хранилище. Надо иметь копии как минимум на двух физических накопителях — например, на флешках. Раз в пять лет надо проверять сохранность документов и перезаписывать их. По истечении срока хранения по ним также нужно составить акт уничтожения.

Фото из открытых источников.


Ньюсмейкер: Альянс Медиа Центр — 6382 публикации
Сайт: мсп.рф/services/news/detail/khranim-dokumenty-po-pravilam-instruktsiya-dlya-ip/
Поделиться:

Интересно:

В Москве впервые пройдет акция «День письма»
24.05.2024 17:57 Мероприятия
В Москве впервые пройдет акция «День письма»
Ко Дню славянской письменности и культуры Департамент культуры Москвы и столичные музеи организовали новую городскую акцию «День письма». Она пройдет с 24 по 26 мая. «В этом году мы впервые проводим акцию “День письма”. Ее цель —...
Почему не стоит работать с некоторыми потребителями
24.05.2024 12:19 Консультации
Почему не стоит работать с некоторыми потребителями
Клиенториентированность иногда превращается в клиентоодержимость. В этом случае предпринимателю хочется удержать каждого клиента любой ценой, и он предпринимает неправильные шаги, которые в итоге выходят ему боком. Сложные клиенты, с одной стороны, помогают улучшать клиентский сервис, оттачивать...
24 мая - День славянской письменности и культуры
24.05.2024 09:26 Новости
24 мая - День славянской письменности и культуры
Сегодня в России отмечается День славянской письменности и культуры. Он приурочен ко дню памяти святых равноапостольных братьев Кирилла и Мефодия – создателей славянской письменности. Аналогичные праздники есть и в других славянских государствах. История торжества уходит корнями в IX век:...
Готовы ли россияне ехать на море с животными
23.05.2024 16:55 Аналитика
Готовы ли россияне ехать на море с животными
Близится сезон летних отпусков, и у владельцев домашних животных, собирающихся в отпуск, вновь встает вопрос о том, куда «пристроить» на это время своего питомца. Готовы ли россияне отправиться на черноморское побережье с хвостатыми? Большинство туристов пока не готово брать с собой в поездку...
Московские учащиеся рассказали об участии в арктической экспедиции
23.05.2024 13:33 Новости
Московские учащиеся рассказали об участии в арктической экспедиции
Московские школьники и студенты колледжей, вернувшиеся из Большой арктической экспедиции, побывали на экскурсии в Мэрии Москвы и рассказали о своем путешествии. С юными полярниками встретилась Анастасия Ракова, заместитель Мэра Москвы по вопросам социального развития. Участники экспедиции...